iSimplix – Produktblatt

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Rechnungen erstellen

📄 PDF-Erstellung

Ein Klick → fertige Rechnung als PDF
DIN 5008 Form B Layout — kompatibel mit Fensterbriefen
Alle Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch enthalten
Absenderzeile, Empfängeradresse und Metablock korrekt positioniert
PDF wird automatisch im Ausgabeordner gespeichert und geöffnet

🔢 Rechnungsnummern

Format: YYYY-NNN (z. B. 2026-001)
Automatischer Jahresreset am 1. Januar
Nummer wird erst bei Finalisierung vergeben — keine Lücken durch Entwürfe
Entwürfe sind ohne Nummer und können beliebig bearbeitet werden

📋 Positionen

Beliebig viele Positionen pro Rechnung
Felder: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis
Zeilengesamtbetrag automatisch berechnet
Nettobetrag, MwSt. und Bruttobetrag automatisch summiert
Einheiten frei wählbar (Std., Pauschal, Stück, etc.)

📊 Status & Verwaltung

Status: Entwurf → Offen → Bezahlt
Entwürfe jederzeit bearbeiten und finalisieren
Rechnung als bezahlt markieren mit einem Klick
PDF jederzeit erneut öffnen
Rechnung löschen (nur Entwürfe)

🔄 Stornorechnung

Storno für finalisierte Rechnungen möglich
Stornorechnung mit negativen Beträgen wird automatisch als PDF erstellt
Stornonummer: YYYY-NNN-S
Originalrechnung wird als storniert markiert

💶 Steuerliche Modi

Regelbesteuerung: 19% MwSt. automatisch berechnet
Kleinunternehmer (§19 UStG): Rechnung ohne MwSt., mit gesetzlichem Hinweistext
Modus einmalig in den Einstellungen wählen

⚖️ Gesetzliche Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung enthält automatisch: vollständiger Name und Anschrift des Leistenden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum/-zeitraum, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung), Bruttobetrag sowie Zahlungsziel und Bankverbindung.

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Angebote erstellen

📋 Angebotserstellung

Gleiche Positionsstruktur wie Rechnungen
PDF-Export im DIN 5008 Format
Angebotsnummer: YYYY-A-NNN (z. B. 2026-A-001)
Geplanter Leistungszeitraum als Freitextfeld

📊 Status

Status: Entwurf → Versendet → Angenommen / Abgelehnt
Entwürfe jederzeit bearbeiten
PDF jederzeit erneut öffnen

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Kundenverwaltung

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Ansprache	Herr / Frau / Divers — persönliche Anrede des Kunden (z.B. für {KUNDENNAME} in Vorlagen)	Optional
Vorname	Vorname des Kunden — steht als {VORNAME} in E-Mail-Vorlagen zur Verfügung	Pflicht
Nachname	Nachname — steht als {NACHNAME} in E-Mail-Vorlagen zur Verfügung	Optional
Firma	Firmenname (optional bei Privatpersonen)	Optional
Anrede (Ansprechn.)	Herr / Frau des Ansprechpartners beim Unternehmen	Optional
Ansprechpartner	Kontaktperson beim Unternehmen — wird für {KUNDENNAME} in E-Mails verwendet	Optional
Straße & Hausnr.	Für die Rechnungsadresse und den DIN 5008 Adressblock	Optional
PLZ & Ort	Postleitzahl und Stadt	Optional
Land	Standard: Deutschland — relevant für EU-Auslandsrechnungen	Optional
E-Mail	Wird automatisch in den E-Mail-Generator übernommen	Optional
Telefon	Für interne Übersicht	Optional
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden — für EU-B2B Reverse-Charge-Rechnungen	Optional
Notizen	Interne Notizen — erscheinen nicht auf Rechnungen oder Angeboten	Optional

✏️ Verwaltungsfunktionen

Kunden anlegen, bearbeiten, löschen
Unbegrenzte Anzahl an Kunden
Kundendaten werden in Rechnungen und Angeboten automatisch übernommen
Schnellauswahl beim Erstellen neuer Dokumente
Sortierung A→Z / Z→A nach Nachname per Klick

📧 Verknüpfung mit E-Mail

Beim Öffnen des E-Mail-Generators wird die E-Mail-Adresse automatisch eingetragen
Ansprechpartner (mit Anrede) füllt {KUNDENNAME} automatisch — bei Privatpersonen: Ansprache + Nachname
{VORNAME} und {NACHNAME} als eigene Platzhalter nutzbar
Kein doppeltes Eingeben von Daten

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E-Mail-Generator & Vorlagen

Angebots-E-Mail

Beim Versenden eines Angebots

{KUNDENNAME} {VORNAME} {NACHNAME} {ANGEBOTSNUMMER} {LEISTUNG} {NAME} {FIRMA} {EMAIL}

Rechnungs-E-Mail

Beim Versenden einer Rechnung

{KUNDENNAME} {RECHNUNGSNUMMER} {BETRAG} {ZAHLUNGSZIEL} {LEISTUNG} {NAME} {FIRMA} {EMAIL}

Freundliche Erinnerung

Erste sanfte Zahlungserinnerung

{KUNDENNAME} {RECHNUNGSNUMMER} {BETRAG} {ZAHLUNGSZIEL} {DATUM} {NAME} {FIRMA} {EMAIL}

Erste Mahnung

Formelle erste Mahnung nach Zahlungsverzug

{KUNDENNAME} {RECHNUNGSNUMMER} {BETRAG} {ZAHLUNGSZIEL} {DATUM} {NAME} {FIRMA} {EMAIL}

Letzte Mahnung

Finale Mahnung mit Ankündigung rechtlicher Schritte

{KUNDENNAME} {RECHNUNGSNUMMER} {BETRAG} {ZAHLUNGSZIEL} {NAME} {FIRMA} {EMAIL}

Eigene Vorlage 1 & 2

Frei bearbeitbare Vorlagen für eigene Zwecke

{KUNDENNAME} {VORNAME} {NACHNAME} {RECHNUNGSNUMMER} {BETRAG} {LEISTUNG} {NAME} {FIRMA}

⚙️ E-Mail-Generator

Vorlage auswählen, Empfänger-E-Mail und KUNDENNAME werden aus Kundendaten vorausgefüllt
Restliche Felder (Betrag, Rechnungsnummer usw.) manuell befüllen
Direkt aus Rechnung oder Angebot öffnen
Betreff und Text werden getrennt angezeigt
Über mailto: direkt im Standard-E-Mail-Programm öffnen
Bei langen Texten: automatische Zwischenablage-Kopie

✏️ Vorlagen bearbeiten

Alle 7 Vorlagen frei bearbeitbar (5 Standard + 2 eigene)
Verfügbar in förmlich (Sie) und informell (du)
Änderungen werden dauerhaft gespeichert
Zurücksetzen auf Standardinhalt jederzeit möglich
Platzhalter-Chips als Referenz direkt in der Oberfläche

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Dashboard & Übersicht

📊 Kennzahlen

Offene Rechnungen: Anzahl und Gesamtbetrag
Bezahlte Rechnungen: Anzahl und Gesamtbetrag
Gesamtumsatz (laufendes Jahr)
Anzahl aktiver Kunden

⚠️ Überfällige Rechnungen

Automatische Erkennung wenn Zahlungsziel überschritten
Roter Hinweis-Banner direkt im Dashboard
Roter "Überfällig"-Badge in der Rechnungsliste
Zähler im Seitenmenü bei offenen Überfälligkeiten

🕐 Letzte Dokumente

Übersicht der letzten Rechnungen und Angebote
Direktklick öffnet das jeweilige Dokument
Statusanzeige auf einen Blick

⚡ Schnellaktionen

Neue Rechnung erstellen
Neues Angebot erstellen
E-Mail generieren

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Einstellungen & Ersteinrichtung

👤 Persönliche Daten

Firmenname (erscheint auf allen Dokumenten)
Vor- und Nachname
Vollständige Adresse
E-Mail-Adresse
Telefonnummer

🏦 Bankdaten

IBAN
BIC
Bank (Name des Kreditinstituts)
Erscheinen automatisch auf allen Rechnungen

📋 Steuerliche Angaben

Steuernummer (Finanzamt)
Umsatzsteuer-IdNr. (optional)
Kleinunternehmer-Modus (§19 UStG) ein/aus

✉️ E-Mail-Einstellungen

Ansprache in Vorlagen: förmlich (Sie) oder informell (du)
Alle Einstellungen jederzeit änderbar

🚀 Ersteinrichtungs-Assistent

Beim ersten Start führt ein Einrichtungsassistent durch alle notwendigen Einstellungen in 3 Schritten: persönliche Daten, Bankdaten und steuerliche Angaben. Nach der Einrichtung ist die App sofort einsatzbereit.

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Updates & Support

🔄 Automatische Update-Erkennung

iSimplix prüft beim Start automatisch ob eine neue Version verfügbar ist. Bei einer neueren Version erscheint ein Hinweis-Banner am unteren Bildschirmrand mit einem direkten Download-Link. Der Download erfolgt manuell — die Installation dauert weniger als eine Minute.

📦 Update-Prozess für Nutzer

1

Banner erscheint: "iSimplix 1.x.x ist verfügbar"

2

Klick auf Download-Link → isimplix.de

3

Neue .exe herunterladen (über Kauflink)

4

Alte .exe ersetzen — alle Daten bleiben erhalten

💬 Support

Bei Problemen, Bugs oder Fragen steht ein persönlicher E-Mail-Support zur Verfügung. Keine Ticket-Systeme, kein Bot — direkte Antworten von der Entwicklung.

support@isimplix.de Kostenlose Updates inklusive Persönlicher Support

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Systemanforderungen & technische Details

Anforderung	Details
Betriebssystem	Windows 10 / Windows 11
Architektur	64-bit
Arbeitsspeicher	min. 4 GB RAM empfohlen
Speicherplatz	ca. 80 MB für die Anwendung
Internet	Nur für Update-Prüfung beim Start (optional)
Mac / Linux	Derzeit nicht unterstützt — in Planung

Datenspeicherung	Details
Speicherort	Lokal im Programmordner (data/)
Format	JSON-Dateien — lesbar und sicherbar
Cloud	Keine — alle Daten bleiben auf deinem PC
Backup	Automatisch beim Start (letzte 3 Versionen) — im backups/ Ordner
PDFs	Gespeichert im Dokumente/ Ordner
Datenschutz	Keine Datenübertragung an Dritte

🔒 Datenschutz & Sicherheit

iSimplix überträgt keinerlei Geschäfts- oder Kundendaten an externe Server. Die einzige Netzwerkanfrage ist der Update-Check beim Start (abruf von version.txt auf isimplix.de). Alle Rechnungsdaten, Kundendaten und PDFs verbleiben ausschließlich auf dem lokalen PC.

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